Documenteren behandeling persoonsgegevens

Bij het documenteren van de behandeling van persoonsgegevens, richten we ons op de wijze waarop er omgegaan wordt met persoonsgegevens. Op welke wijze worden de persoonsgegevens gebruikt, verwerkt en aangepast. Het is anders dan de inventarisatie een praktijk gericht document met richtlijnen voor de praktijk. Deze documentatie dient voor iedere medewerker die te maken krijgt met persoonsgegevens beschikbaar te zijn.

De documentatie dient als handleiding gebruikt te kunnen worden binnen uw bedrijf. Wanneer er diverse soorten data (gevoelige en minder privacy gevoelige gegevens) in uw organisatie voorkomen is het van belang om te duiden welke gegevens extra beschermd dienen te worden.

Met de NAW gegevens als onderste laag en bijvoorbeeld medische-gegevens als een van de meest privacy gevoelige gegevens, is de diversiteit en de wijze waarop er met deze gegevens moet worden omgegaan groot.

Een goede documentatie biedt uw medewerkers duidelijkheid in hoe men om moet gaan met de gegevens.

Afhankelijk van de omvang van uw organisatie, bepaald u welke documentatie er opgesteld dient te worden. Door de AVG inventarisatie heeft u zicht op welke gegevens er per afdeling en per proces verzameld, bewerkt en bewaard worden. Laat de bedrijfs en informatie processen leidend zijn voor de wijze waarop u in de organisatie documentatie verstrekt en zorg ervoor dat ook de documentatie actueel blijft.

In ons download-centre bieden we enkele rechten-vrije templates en voorbeeld-documenten aan die u een goede start kunnen bieden voor de zelfstandige-aanpak binnen de kaders van de AVG. (download-centre is beschikbaar na registratie).